व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/व्यवस्थापनातील समस्या
प्रकरण ६
व्यवस्थापनातील समस्या
समस्या म्हणजे प्रगतिपथावरील किंवा तुमच्या ध्येयप्राप्तीच्या वाटचालीतील अडथळे होत.
ध्येयप्राप्तीची जबाबदारी स्वीकारणाऱ्या व्यवस्थापकांना समस्यांना तोंड द्यावे लागते.
नेहमी ऐकविली जाणारी समस्या म्हणजे : “माझा वरिष्ठ अधिकारी अकार्यक्षम आहे."
“हे एक मोठे संकट आहे की मोठी संधी?" मी विचारतो.
नेहमी उद्भवणारी दुसरी एक समस्या म्हणजे, “माझ्या संघटनेत माझी उद्दिष्टे अजून स्पष्ट सांगितलेली नाहीत."
मी यावर पुन्हा विचारतो, “ही एक संधी आहे की एखादे महासंकट?"
प्रत्येक समस्यामय परिस्थिती'साठी एक युक्ती आहे; ती म्हणजे व्यवस्थापकाने असा प्रश्न विचारायचा, “समस्या काय आहे? माझ्या ध्येयप्राप्तीच्या मार्गात ही समस्या कशी उभी राहते?
नाटोच्या लष्करी छावणीविषयीची एक गोष्ट सांगतात. त्यांना छावणीतील दवाखान्यात एक परिचारिका नेमायची होती. त्या छावणीत असणारी ती एकमेव स्त्री असणार होती. अंतिम मुलाखतीसाठी तीन उमेदवार आले. पहिली उमेदवार ब्रिटिश होती, दुसरी जर्मन, तर तिसरी फ्रेंच होती. मुलाखत घेणान्यांनी तिघींना सर्व परिस्थिती समजावून सांगितली. यावर ती ब्रिटिश मुलगी म्हणाली, “या समस्येवरचा उपाय अगदी सोपा आहे. कमांडरने एक परिपत्रक काढायचं की 'परिचारिकेच्या कुंपणात पुरुषांना प्रवेश नाही.'
जर्मन मुलगी म्हणाली, “मी स्वत: कमांडरच्या संरक्षणाखाली राहीन. म्हणजे मग मला कुणी त्रास देणार नाही."
फ्रेंच मुलगी गोंधळल्यासारखी दिसली. तिने विचारलं, “यात समस्या आहे कोठे? समस्या समजण्यासाठी व्यवस्थापकाने आपल्या आयुष्यात काय करायचे आहे हे निश्चित केले पाहिजे. बहुतेक व्यवस्थापकांची तीन ध्येये असू शकतात.
० अधिकारपदाच्या शिडी चढत चढत वर वर जाणे. सध्याच्या किंवा दुस-या कोणत्या संघटनेत.
० स्वत:चा उद्योग सुरू करणे.
० सल्लागार होणे.
प्रत्येक 'समस्याग्रस्त परिस्थितीची' जीवनध्येयाच्या संदर्भात तपासणी करायला हवी. जर ही परिस्थिती ध्येयाला पोषक असेल तर ते संकट नसून ती एक संधी असेल. उदाहरणार्थ, अकार्यक्षम वरिष्ठ अधिकारी, कठोर वरिष्ठ अधिकारी, सतत कामे देणारा वरिष्ठ अधिकारी हे त्रासदायक असू शकतात आणि तरीही उपयुक्त असू शकतात.
माझ्या पहिल्याच नोकरीत माझा वरिष्ठ अधिकारी सतत कामे देणारा होता. त्याने मला एक कठीण काम नेमून दिले. त्यावेळी मी काहीसा बेधडक तरुण असल्याने मी माझ्या त्या कामाचा अभ्यास केला आणि त्याच्याकडे गेलो.
“सर, तुम्ही मला दिलेले काम फार कठीण आहे."
"मला माहीत आहे ते. म्हणूनच तर मी ते काम तुला दिलंय."
"समजा, मी ते काम चांगलं केलं," मी विचारलं, “तर तुम्ही मला काय द्याल?"
“मी तुला त्याहूनही कठीण काम देईन."
"मला वाटलं तुम्ही मला बढती द्याल." मी म्हणालो.
"नाही," ते म्हणाले, “मी तुला दोन कारणांसाठी बढती देणार नाही. पहिले म्हणजे मी बढतीविषयी इथे काही ठरवीत नाही. त्या गोष्टी माझ्या वरिष्ठांकडून ठरविल्या जातात. दुसरे कारण म्हणजे माझ्या वरच्या अधिका-यांनी जरी मला बढतीविषयी विचारलं, तरीही मी तुझं नाव सांगणार नाही."
"कां?" मी चकित होऊन विचारलं.
"माझ्याबरोबर पाच वर्षांपासून काम करणारी माणसे आहेत," ते पुढे म्हणाले, "तू अजून पाच महिनेही काम केलेलं नाहीस. जर मी त्यांच्याऐवजी तुला बढती दिली तर मी ह्या विभागाचं काम चालवू शकणार नाही."
"मग मी हे तुम्ही दिलेलं कठीण काम तरी कां करावं?" मी विचारलं.
"मी तुला बढती देऊ शकत नाही," माझे वरिष्ठ अधिकारी पुढे म्हणाले, “पण मी तुला बढतीयोग्य करीन आणि जर तू तसा बढतीयोग्य असशील, तर कुणीतरी तुला बढती देईल. बाहेरचे जग या संघटनेहून खूपच मोठे आहे!"
मी त्यावर खूप विचार केला आणि त्याचे म्हणणे योग्य आहे हे मला पटले.
जर परिस्थिती खरोखरीच समस्याग्रस्त असेल तर व्यवस्थापकाने स्वत:ला दोन प्रश्न विचारले पाहिजेत.
० ही समस्या का उद्भवली आहे?
० यावर पर्याय काय आहेत?
समस्या काय आहे ते समजून घेणे फार महत्त्वाचे आहे. अनेक व्यवस्थापक समस्या काय आहे ते समजून घेण्यापूर्वी उपाययोजनांविषयी विचार करतात. जमनालाल बजाज इन्स्टिट्यूटचे भूतपूर्व संचालक परदेशी जाऊन आलेल्या भारतीयांविषयी सांगत. ही मंडळी तयार उपाययोजना घेऊन त्या उपाययोजनांसाठी समस्या शोधतात. अनेक व्यवस्थापक (परदेशी जाऊन आलेले असोत वा नसोत) हे असं करतात.
१९५०च्या दशकात नव्याने विकसित झालेल्या औद्योगिक क्षेत्रातील एका रसायनांच्या कंपनीला कामगारांच्या गैरहजेरीची समस्या भेडसावीत होती. कामगार विशेषतः आठवड्याच्या सुट्टीनंतर म्हणजे सोमवारी गैरहजर राहत. यावर व्यवस्थापनाने जे कामगार आठवड्याच्या कामाच्या सगळ्या दिवशी हजर असतात त्यांच्यासाठी ‘आठवडा हजेरी भत्ता' सुरू केला. काही काळाने हजेरीत सुधारणा झाली; पण त्यानंतर पूर्वीचीच परिस्थिती आली. आता जर कामगार आठवड्यात कामाच्या दिवसापैकी एखादा दिवस गैरहजर राहिला तर त्याने आठवडा हजेरी भत्ता गमाविल्याने तो नेहमी दुसरी रजा घ्यायचा. त्यामुळे जे कामगार महिन्यातील कामाच्या सगळ्या दिवशी हजर असतील त्यांच्यासाठी ‘महिना हजेरी भत्ता' सुरू करण्याची सूचना झाली. यावेळी कुणीतरी प्रश्न विचारला : “मुळात ही समस्या कां बरं निर्माण झाली?"
चौकशी केल्यानंतर असं आढळून आलं की बहुसंख्य कामगार हे कारखान्यापासून ४० कि.मी. परिघातील गावांतील आहेत. रविवारी संध्याकाळी परत यायचं असं ठरवून हे कामगार त्यांच्या कुटुंबाना घेऊन शनिवारी दुपारी त्यांच्या गावी जातात. पण ते परत न येता तिथंच राहतात; कारण त्यांचा मित्र किंवा नातेवाईक यांच्या घरी एखादा कार्यक्रम वगैरे असतो आणि त्यांना त्या कार्यक्रमाला जायचं असतं. काही बाबतीत, बायको-मुले आणखी एकदोन दिवस राहण्याचा आग्रह करतात. आता कामगारासमोर दोन मार्ग असतात - एक तर त्याने कामगार कॉलनीत परत यावे आणि पुढच्या आठवड्याच्या शेवटी कुटुंबाला परत आणावे (त्याकाळी कामगारांशिवाय कामगारांची कुटुंबे प्रवास करीत नसत.) किंवा दुसरा मार्ग म्हणजे, एक दिवस राहून कुटुंबाला घेऊन परत येणे. काही कामगार दुसरा मार्ग पत्करीत होते आणि त्यामुळे गैरहजेरीची समस्या उद्भवली होती. समस्येचं विश्लेषण होताच उपाययोजनाही सहज स्पष्ट झाली. कामगारांच्या कुटुंबांसाठी त्यांनी कामगार कॉलनीत परत यावे म्हणून प्रति-आकर्षण निर्माण करणे. यावर अल्पकालीन आणि दीर्घकालीन उपाययोजना होती. अल्पकालीन उपाययोजना होती ती म्हणजे, कामगारांच्या कॉलनीत रविवारी संध्याकाळी चित्रपटाचा खेळ ठेवणे. या प्रति-आकर्षणामुळे गावात राहणं वाढविण्याऐवजी कामगारांची कुटुंबे आता रविवारी दुपारीच कामगार कॉलनीत परतायचा आग्रह धरतील.
दीर्घकालीन उपाययोजना होती ती म्हणजे कामगारांच्या बायकामुलांसाठी कॉलनीत क्लबांद्वारे काही कार्यक्रम ठेवणे, जेणेकरून कामगारांना परस्परसंबंधासाठी निकटची मंडळी कॉलनीतच मिळतील आणि गावाकडे होणाच्या त्यांच्या फेच्या कमी होतील.
दुस-या एका गैरहजेरीच्या समस्येत कामगार हे आदिवासी गावे, पाडे यांतून यायचे. त्यांच्या गैरहजेरीचे प्रमाण ३० टक्के होते ते पुढे पगाराच्या दिवसांनंतर ५० टक्क्यांपेक्षा जास्त व्हायचे. गैरहजेरीमुळे उत्पादनात निर्माण झालेल्या अडचणींची चर्चा करण्यासाठी आम्ही त्यांच्या नेत्यांना बोलावून घेतले. त्यांना सांगण्यात आले की गैरहजेरीचे असेच प्रमाण राहिले तर कारखाना बंद पडायची शक्यता आहे. याचा त्यांच्यावर प्रभाव पडला नाही. ते म्हणाले की कारखाना बंद पडणं ही कामगारांसाठी नव्हे, तर व्यवस्थापकांसाठी समस्या असेल. कारखाना येण्याच्या कित्येक शतकांच्या पूर्वीपासून ते कामगार ज्या जंगलात जात होते तिथे जाऊ शकतात. पण व्यवस्थापकांना समस्या निर्माण होईल. कारण कारखाना आहे म्हणून ते तिथं आहेत. यावर त्यांना ते कामाच्या सर्व दिवशी हजर कां राहत नाहीत ते विचारण्यात आले. ते म्हणाले की ते त्यांच्या तब्येतीसाठी चांगलं नसतं. ते दररोज २५ रु. कमावतात आणि कामाच्या २६ दिवसांपैकी १६ दिवस काम करतात आणि ४०० रु. दर महिन्याला कमावतात. कुटुंबाला २५० रु. लागतात आणि उरलेले १५० रु. ते दारूवर खर्च करतात. जर त्यांनी सगळे २६ दिवस काम केलं तर त्यांना ४०० रु.हून जास्त पैशाची दारू प्यावी लागेल आणि ते त्यांच्या प्रकृतीसाठी अत्यंत हानिकारक ठरेल. त्यांना विचारण्यात आलं की तुम्ही ते ज्यादा पैसे मुलांच्या शिक्षणावर किंवा टी.व्ही., फ्रीज वगैरे घेऊन जीवनमान उंचाविण्यावर का खर्च करीत नाहीत? ते म्हणाले की त्यांच्या मुलांना यापूर्वीच शिक्षण मोफत आहे आणि वीज नसल्यामुळे आधुनिक इलेक्ट्रिक वगैरेच्या वस्तू त्यांच्या कामाच्या नाहीत.
इथे समस्या आहे - कामगारांना ज्यादा कमाई खर्च करण्यासाठी मार्ग नाही. आम्ही एक प्रयोग करून पाहिला. आम्ही आजूबाजूच्या शहरांतील काही विक्रेत्यांना कारखान्यात येऊन कामगारांना हप्त्यावर स्टीलची भांडी (उदा. जेवणाचा डबा) आणि चांदीचे दागिने देण्यासाठी सांगितले. अनेक कामगार मोहात पडले आणि हप्त्याची रक्कम दर महिना रु. १०० एवढी ठरली. त्वरित कामगारांची सरासरी हजेरी १६ दिवसांवरून २० इतकी वाढली.
बहुतेक समस्याग्रस्त परिस्थितीत जर त्या समस्येचं योग्यरीत्या निदान केलं तर प्रयत्न करून पाहता येण्याजोगा काहीतरी उपाय असतो. जपानमध्ये म्हणतात त्याप्रमाणे, जर तुम्हांला समस्या स्पष्टपणे कळली तर त्यावरचा उपायही सहजस्पष्ट असतो.
मात्र, काही समस्या अशा असतात की त्यावर करता येण्याजोगी काही उपाययोजना
नसते. त्यामुळे व्यवस्थापनाचं रहस्य हे पुढील प्रार्थनेत दडलेले आहे :
“हे देवा, जे बदल मी घडवू शकतो ते घडविण्याची मला हिंमत दे, जे बदल मी
घडवू शकत नाही ते पत्करायची सहनशक्ती मला दे आणि दया कर आणि या
दोघांमधला फरक कळण्याइतका शहाणपणा मला दे."
शहाणपणा, चातुर्य हे व्यवस्थापकाचे सर्वात मोठे सामर्थ्य असते. एका टोकाला
व्यवस्थापक असतील - डॉन क्विक्झोटसारखे मूर्ख होऊन ते प्रत्येक पवनचक्कीवर हल्ला
करतात. दुस-या टोकाला तणाव येईल या अपेक्षेने, भीतीने ते बदल घडवून
आणण्यासाठी प्रयत्न करायलाही नकार देतात. व्यवस्थापकीय यशासाठी धैर्य, हिंमत
आवश्यक आहे. उर्दूमध्ये एक कवी म्हणतो त्याप्रमाणे :
(आपल्या मनाचे दौर्बल्य आपल्याला उभारू देत नाही, थोडेसे जरी धाडस
असले, तरी काय आहे अशक्यप्राय?
तुमच्या स्वत:च्या नजरेत पराभूत होणे ही फार मोठी कमजोरी आहे, नाहीतर
असा कोणता थेंब आहे जो महासागर होऊ शकत नाही?)